Archivace dokumentů

Víte o tom, že podnikatelé mají povinnost uchovávat doklady a dokumenty, některé až 30 let? Přehledná tabulka č. 1 ukazuje, které dokumenty a po jakou dobu musí být uchovány.

Zjistíte-li, že některé doklady, mající povinnost být archivovány, jsou spíše nečitelné, např. z důvodu vyblednutí textu nebo vlhkem rozpitého textu, nebo jsou jinak poškozené a špatně prokazatelné, neváhejte a požádejte výstavce dokladu o vystavení kopie. Vyhnete se tím případnému doměření daně, které správce daně určí náhradní metodou podle pomůcek, propočtů a odhadů. Současně si zvolte formu, jak doklady uchovávat.

Zákon připouští tyto možnosti účetního záznamu:
a) listinnou formu – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b) technickou formu – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
c) smíšenou formu – účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Zákonů, kterými se při archivaci budete řídit, je celkem šest: Zákon č. 586/1992 Sb. – o daních z příjmů, zákon č. 563/1991 Sb. – o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb. – o DPH, zákon č. 582/1991 Sb. – o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 499/2004 Sb. – Zákon o archivnictví a spisové službě, zákon č. 101/2000 Sb. – o ochraně osobních údajů..

Fyzické osoby, které nejsou účetní jednotkou a pro účely zákona o daních z příjmů vedou daňovou evidenci, jsou povinné veškeré doklady archivovat po celou dobu, po kterou jim může být doměřena daň z příjmů, tj. 3 roky ode dne, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání nebo 3 roky ode dne, kdy se daň stala splatnou. Tato lhůta se prodlužuje, pokud v posledních 12 měsících před uplynutím lhůty dojde k podání dodatečného daňového přiznání nebo obdobných opravných prostředků nebo zahájení řízení.

Mzdové a pracovně právní dokumenty doklady

• mzdové listy se musí uchovávat 30 let
• stejnopisy evidenčních listů se uchovají 3 kalendářní roky
• přehled společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady, za které společnost neodvedla za období před rokem 2014 pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti se uchová 6 kalendářních roků; nebo 3 roky po doplacení dlužného pojistného
• záznam o dobách, zakládajících účast na důchodovém pojištění a údaje potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu se uchovají po dobu 10 kalendářních roků

Zdravotní pojišťovna – Dokumenty, ze kterých jsou sestavovány přehledy pro zdravotní pojišťovnu, mají stanovenu lhůtu pro skartaci na 10 let.

Intrastat – Zpracovatelé účetnictví, pověření vypracováním Výkazu Intrastat, elektronickou nebo písemnou formou, budou postupovat podle zákona č. 242/2016 Sb. – celní zákon,  ve kterém je uložena povinnost uchovávat datové soubory a kopie písemností po dobu 2 let ode dne skončení příslušné lhůty pro jejich vykázání. Má-li zpravodajská jednotka svého zástupce pro zpracování Výkazu Intrastat, doporučuji, aby v případě ukončení smluvního vztahu byly Výkazy Intrastat v písemné nebo elektronické formě, případně v obou formách, od zástupce převzaty a uloženy u zpravodajské jednotky.

Zdravotnictví – Zdravotnická dokumentace se podle vyhlášky č. 98/2012 Sb. uchovává po dobu 5 let. Dochází-li ke změně lékaře primární péče a předání dokumentace, uchovává  se po dobu 5 let po předání dokumentace. Při úmrtí pacienta se dokumentace uchovává po dobu 10 let od úmrtí pacienta.

Legalizace výnosů z trestné činnosti

• Osoba povinná uchová po dobu 10 let od uskutečnění obchodu nebo od ukončení obchodního vztahu s klientem: 
• identifikační údaje
• kopie dokladů předložených k identifikaci
• údaje, kdo a kdy provedl první identifikaci klienta
• kopie dokumentů a informace získané při kontrole klienta
• dokumenty odůvodňující výjimku z identifikace a kontroly klienta
• originál nebo ověřenou kopii plné moci v případě zastupování nebo číslo jednací rozhodnutí soudu o jmenování opatrovníka
• Doklady o obchodech osoba povinná uchová nejméně 10 let po uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu.
• Osoba obchodující s kulturními památkami a osoba poskytující služby v rámci svěřeneckého nebo obdobného vztahu, byla-li hodnota obchodu 10.000 EUR a vyšší, má povinnost uchovávat údaje a doklady po dobu nejméně 10 let po ukončení obchodu nebo obchodního vztahu. Při hodnotě obchodu do 9.999 EUR je povinnost uchovat údaje a doklady po dobu 5 let po ukončení obchodu.

Doporučení na závěr:

Osoby zapsané v obchodním rejstříku (fyzické i právnické) musí před skartací nabídnou dokumenty státnímu archivu, který v případě, že dokumenty nebude dále archivovat, určí další postup pro skartaci.

Osoby nezapsané v obchodním rejstříku mohou po uplynutí archivační doby dokumenty skartovat. Zákon o ochraně osobních údajů bude naplněn, pokud doklady nejprve vložíte do skartačního stroje a následně provedete fyzickou likvidaci dokumentů.